L’impact du temps partagé sur vos process RH et votre entreprise : l’exemple de Polymix

Le concept du temps partagé en RH se généralise. Cette nouvelle forme de prestation permet aux entreprises d’engager du personnel à temps plein pour combler leurs besoins, même s’ils ne sont pas suffisamment importants. Un engouement croissant pour cette approche est notamment observé chez les TPE et les PME qui cherchent à optimiser la gestion de leurs ressources humaines, dans la limite d’un budget déterminé. Ce modèle flexible offre notamment l’avantage de bénéficier de l’expertise d’un professionnel RH pour répondre à des besoins spécifiques, ponctuels ou résoudre des problématiques de management.

Polymix fait partie des entreprises qui ont fait le choix d’adopter cette approche. Ce groupe est le leader français dans la distribution de polymères destinés à la fabrication de matières en plastique pour divers secteurs, allant de l’automobile à l’aéronautique. Curieux de comprendre l’impact concret et la portée de la transformation induite par l’intégration d’un intervenant RH à temps partagé au sein d’une organisation, One RH a invité Julie Fath Léguillier, directrice générale du groupe sur le plateau de One Podcast. La directrice générale nous partage son expérience, ses ressentis et les bénéfices apportés par cette pratique dans les process RH du groupe Polymix.

Comprendre le modèle du temps partagé en Ressources Humaines

Avant de se lancer davantage dans le sujet, connaître les principes du temps partagé en Ressources Humaines est nécessaire. Concrètement, il s’agit d’un mode d’accompagnement pour la gestion des RH, souvent adressé à des entreprises de moins de 300 salariés qui ne trouvent pas forcément l’intérêt d’avoir un RH à temps plein ou n’en ont pas les moyens.

Pour autant, toutes les entreprises, petites ou moyennes, ont nécessairement des besoins en termes d’organisation ou de management. Le temps partagé constitue une alternative viable pour profiter de l’expertise et de l’accompagnement d’un professionnel RH sans l’intégrer à temps plein au sein de l’organisation.

Dans l’ensemble, le modèle du temps partagé en RH plaît par sa grande flexibilité. Les interventions du RH à temps partagé, généralement limitées à quelques jours par mois, apportent des solutions efficaces et économiques aux problèmes de gestion et d’organisation auxquels l’entreprise peut faire face. Cette pratique s’adapte complètement aux besoins de la structure pour offrir, parmi d’autres avantages notables, un accompagnement ponctuel et sur-mesure.

Fonctionnement et choix du modèle

À l’origine petite entreprise à taille humaine, Polymix est actuellement en pleine expansion. Outre son siège basé en France, du côté de Colmar, l’entreprise dispose, depuis une dizaine d’années, d’un siège en Tunisie, ainsi qu’au Maroc et, plus récemment, en Espagne et au Benelux. Avant qu’elle n’amorce son expansion, Julie s’occupait elle-même de la partie RH du management, une tâche qu’elle partageait avec le directeur financier.

Toutefois, l’accroissement des effectifs au sein de la structure (aujourd’hui portés à 65 salariés) a rapidement soulevé le besoin de mettre en place un service RH dédié pour accompagner leur expansion. « On se rend compte qu’à un moment, on n’arrive pas à avoir un service dédié d’accompagnement de nos ressources et pour toutes les problématiques qui se posent à nous », confie Julie sur les raisons qui l’ont poussé à se tourner vers la RH en temps partagé.

Ce besoin a été d’autant plus exacerbé par la pandémie du Covid et la mise en place du télétravail qui a soulevé une véritable réflexion sur la manière de gérer tous ces défis.

C’est ainsi que la directrice générale du groupe est tombée par hasard sur les services de One RH il y a de cela deux ans. La prestation de RH à temps partagé que nous proposons pour accompagner les entreprises qui souhaitent avoir un service de gestion de RH dédié, sans avoir à créer un poste à temps plein, s’avère exactement ce que la directrice générale recherchait.

« C’est vraiment un plus pour nous », affirme-t-elle quant à la décision d’avoir recours au service d’une intervenante RH extérieure. Qui plus est, l’entreprise était en plein déménagement à l’époque, un changement drastique qui a amené à réfléchir sur la flexibilité des horaires post-Covid, entre autres. « C’était un chantier si énorme qu’on a eu besoin de se faire accompagner », indique Julie.

Avantages spécifiques pour Polymix

En règle générale, le temps partagé apporte une grande flexibilité à l’entreprise qui l’adopte. Cette approche permet d’avoir accès à une expertise RH ciblée et à des compétences spécialisées par des professionnels connaisseurs, tout en limitant les coûts avec un engagement partiel.

Dans le cas de Polymix, Julie reconnaît pleinement les avantages que lui a apportés l’adoption de cette pratique pour optimiser la gestion des talents au sein du groupe. Avoir un RH à temps partagé, qui intervient de temps à autre tout le long du mois dans l’entreprise, en fonction des besoins, a notamment permis de définir des pratiques adaptées aux nouvelles aspirations des employés.

Cet accompagnement a également permis de travailler sur l’ajustement de sa convention collective et l’élaboration de fiches de postes en bonne et due forme. Ces tâches complexes nécessitaient une expertise pointue. Par ailleurs, grâce à la flexibilité de cette approche, l’entreprise peut ajuster, selon ses besoins, le nombre d’interventions des RH à temps partagé, notamment dans le cas d’un projet spécifique qui requiert un accompagnement plus fréquent.

Un expert RH à temps partagé : impact sur l’entreprise et ses employés

Perception des employés et managers

Sans surprise, la mise en place d’un intervenant RH à temps partagé au sein du groupe Polymix a considérablement impacté le management de la structure et son mode de fonctionnement général.

Des répercussions significatives ont été observées sur les managers et les collaborateurs de l’entreprise qui, d’une manière générale, se sont progressivement habitués à cette nouvelle présence extérieure.

Comme tout changement drastique au sein d’une structure, la soudaine intégration d’un service RH dédié à temps partagé au sein de Polymix qui, jusque-là, s’en était passé, a nécessité un certain temps d’adaptation.

Cette métamorphose stratégique a suscité différentes réactions au sein de l’organisation. « Je pense qu’il y a toujours des appréhensions, puisque c’est un nouvel intervenant qui vient au sein de la société », explique Julie.

Avec le temps, la confiance s’est progressivement établie entre les collaborateurs de l’entreprise et l’intervenante RH à temps partagé. La présence d’un support RH dédié au sein de la structure a d’ailleurs contribué à l’amélioration de la communication et dela gestion quotidienne des ressources de l’organisation.

Les collaborateurs s’adressent désormais de manière naturelle à l’intervenante RH à temps partagé lorsqu’ils rencontrent des problématiques d’ordre organisationnelle ou managériale.

D’une manière générale, les collaborateurs et managers du groupe Polymix sont plutôt satisfaits de cette présence que Julie décrit comme rassurante. « Jusque-là, il n’y a pas eu de retour négatif quant à l’intervention de la RH à temps partagé », explique la dirigeante du groupe. Cette dernière ne constate que des résultats concrets et les intérêts d’avoir une DRH à temps partagé qui les accompagne.

« Vis-à-vis du DIRCO, on a maintenant quelqu’un sur qui compter », reconnaît la directrice générale. Pour elle, la DRH à temps partagé apporte un regard nouveau sur les problématiques qu’ils sont amenés à affronter.

Défis et solutions

L’intégration d’une fonction DRH à temps partagé au sein d’une structure n’est pas sans son lot de défis. Le cas de Polymix n’y a pas fait exception, étant passé d’une entreprise sans gestion dédiée aux ressources humaines pendant plusieurs années à une structure qui se fait accompagner par une intervenante RH extérieure.

Le défi majeur auquel l’entreprise a été confrontée concernait principalement la cohérence des politiques RH et l’acceptation du changement par les collaborateurs.

Toutefois, dans sa globalité, Julie Fath Léguillier indique que la mise en place d’une fonction RH à temps partagé au sein du groupe s’est plutôt faite de manière naturelle. « Ça a vraiment été quelque chose de positif pour certains managers d’avoir cet œil extérieur, de les tempérer par rapport à certaines réactions, de les amener à réfléchir différemment », confie-t-elle.

Dans tous les cas, la mise en place d’une méthodologie et d’une organisation claire, dont notamment des ateliers par service animé par la responsable RH à temps partagé, a facilité cette transition et assuré une cohésion des pratiques RH au sein du groupe.

Alignement stratégique et résultats concrets

Le RH à temps partagé peut être perçu, à tort, comme étant un moyen ponctuel de répondre de manière proactive à des besoins ou à des problématiques à court terme au sein d’une entreprise.

En effet, cette pratique couvre bien plus que des besoins ponctuels et peut s’aligner avec la stratégie globale de la structure de sorte à contribuer à son évolution et à ses objectifs à moyen et à long terme. Polymix s’en veut la preuve concrète.

Stratégie et objectifs à long terme de Polymix

L’adoption dutemps partagé pour la gestion des ressources humainess’inscrit parfaitement dans la stratégie globale de Polymix en aidant notamment l’entreprise à se projeter. Le support et l’accompagnement prodigués par l’intervenante RH à temps partagé ont permis au groupe d’imaginer de nouveaux projets d’envergures.

Julie considère que ces objectifs à long terme « sont possibles justement parce qu’on sent qu’on est soutenu et qu’on est accompagné par des experts qui sont proches de nos problématiques et comprennent notre entreprise ».

La dirigeante explique également qu’avoir eu accès à l’intervenante RH à temps partagé de One RH leur a permis de trouver une autre personne au sein de One RH même pour travailler sur l’aspect réglementaire et la sécurité de l’entreprise.

Polymix a donc opté pour l’intégration d’une seconde fonction à temps partagé, axée sur la qualité et les documentations correspondantes, et envisage actuellement d’obtenir une certification ISO.

Dans l’ensemble, le temps partagé a été l’occasion pour Polymix de mettre en place de bonnes pratiques managériales et de travailler sur de nombreux sujets de fond. Bénéficier de cet accompagnement sur-mesure aide l’entreprise à se focaliser sur sa croissance et l’atteinte de ses objectifs à long terme.

Exemples de réussites et innovations

L’impact significatif de l’intégration d’une responsable RH à temps partagé au sein du groupe Polymix transparaît à travers des exemples de réussites concrètes observées dans l’organisation.

L’intervention d’une RH à temps partagé a été source de nombreux changements dans le mode de fonctionnement et de gestion de la structure. Cet apport d’expertise a notamment permis d’entreprendre des projets spécifiques tels que la mise en place d’une charte de télétravail et d’une charte de bonne pratique.

L’intervenante RH a également accompagné Polymix dans la formalisation de son processus de départ à la retraite et la préparation de la transition de ses collaborateurs. Il s’agit, selon la direction générale, de « choses très pointues qui font que, si nous n’avions pas eu de RH à domicile, on ne serait pas allé aussi loin dans toutes ces démarches et cette stratégie ».

D’une manière globale, la présence d’une RH à temps partagé dans ses rangs a permis à Polymix de se remettre sur le droit chemin en adoptant les bonnes pratiques. Cette approche a amenéde la méthodologie et de l’ordre dans l’organisation. Le management des collaborateurs a permis de voir plus grand, de se projeter plus loin et d’innover.

Conseils pour d’autres dirigeants

Pour Julie Fath Léguillier, il est avant tout question d’essayer et de ne pas hésiter à sauter le pas, même à titre de mesure temporaire. Si votre entreprise souffre d’un manque de gestion des ressources humaines, mais ne dispose pas des moyens financiers pour engager une RH à temps plein, la directrice générale de Polymix conseille de se faire accompagner en optant pour le temps partagé ou un consultant RH.

Elle souligne néanmoins l’importance de trouver la bonne personne qui s’accorde avec la philosophie de l’entreprise. « L’alchimie doit se faire avec l’intervenant », indique la dirigeante. De même, la décision doit être en adéquation avec votre volonté en tant que dirigeant de PME ou TPE. Vous devez absolument vous mettre dans une posture d’écoute pour appliquer les conseils prodigués par l’intervenant.

L’exemple de Polymix démontre pleinement les avantages du temps partagé en RH en termes de flexibilité et d’adaptation sur-mesure aux besoins d’une structure. Les exemples et le retour d’expérience partagé par Julie Fath Léguillier, directrice générale du groupe, montrent que l’adoption de cette approche stratégique contribue grandement à l’optimisation des processus RH d’une entreprise. De manière générale, elle participe aussi au succès et à la performance de la structure. Pour d’autres entreprises, petites ou moyennes, le recours à la RH à temps partagé pourrait bien s’avérer le secret du succès pour s’adapter et évoluer dans un environnement économique en constante métamorphose.