Retrouvez chaque mois dans votre boite de réception nos conseils et le meilleur de l'actualité RH.
En cette période de confinement, vos employés sont contraints de travailler à domicile ? Se posent alors les questions du cadre juridique du télétravail et de la sécurité des données de votre entreprise. Avec Matthieu Hue, avocat chez LexStep Avocats, nous vous expliquons comment mettre en place le télétravail et gérer vos équipes à distance.
Vous souhaitez être informé de nos prochains Webinaires ?
Pourquoi et comment mettre en place le télétravail ?
Dans le cadre du confinement mis en place pour lutter contre le Covid-19, le Ministère du travail recommande de mettre en place le télétravail pour permettre aux entreprises de continuer leurs activités tout en préservant la santé des travailleurs. Cette solution apporte aussi de la flexibilité pour permettre de concilier vie personnelle et vie professionnelle dans période compliquée.
Habituellement, le télétravail est pratiqué 1 ou 2 jours par semaine, rarement à plein temps. La situation actuelle est exceptionnelle et s’apparente plutôt à “un travail forcé chez soi”. Même si sa mise en place a souvent été improvisée, elle représente un véritable test pour les entreprises et leur montre que le télétravail fonctionne plutôt bien. Mais attention, cela reste une situation exceptionnelle. En principe, le “vrai” télétravail est organisé, programmé, étudié d’un point de vue juridique et RH.
Pour le mettre en place, le Code du travail prévoit tout d’abord qu’un accord collectif soit négocié avec les représentants des salariés. Si l’accord n’a pas pu être obtenu, l’employeur peut mettre en place le télétravail de façon unilatérale en rédigeant une charte du télétravail qui nécessite une consultation préalable du CSE s’il y en a un dans l’entreprise. Enfin, il est également possible de mettre en place le télétravail dans le cadre d’un accord individuel avec un salarié via le contrat de travail, un avenant ou même un simple SMS.
Si le télétravail devient institutionnalisé, il est préférable de mettre en place un accord collectif ou une charte pour prévoir toutes les conditions d’éligibilité et de réversibilité. Le code du travail prévoit notamment le contenu minimum nécessaire qui doit figurer dans ces documents comme le fait que le logement soit adapté ou les modalités du temps de travail.
Comment encadrer le télétravail ?
Le code du travail prévoit que le télétravail peut être mis en place dans le cadre d’une épidémie pour protéger le salarié. En temps normal, les règles qui encadrent le télétravail sont fixées par un accord européen signé en 2002 puis transposé dans un Accord National Interprofessionnel (ANI) en 2005 et étendu en 2006 pour la quasi-totalité des entreprises françaises. On retrouve également des règles dans le Code du travail, simplifié notamment par les Ordonnances Travail de 2017 pour favoriser le télétravail.
Dans les entreprises, la mise en place du télétravail peut se faire soit par la mise en place d’un accord collectif ou d’une charte télétravail, soit par un accord individuel avec information par tout moyen.
Les droits du télétravailleur
- Droits individuels : Le salarié en télétravail a exactement les mêmes droits que les salariés qui ne sont pas en télétravail (charge de travail équivalente, accès à une formation professionnelle, entretiens professionnels…). Il a le droit, en plus, au remboursement des frais occasionnés par le télétravail (bureau, fournitures, électricité, téléphone, quote-part de son loyer…). L’indemnité peut être forfaitaire, exonérées de cotisations sociales dans la limite de 10 € / mois / jour travaillé dans la semaine.
- Droits collectifs : Le salarié a les mêmes droits collectifs que les salariés qui ne sont pas en télétravail (accès aux représentants du personnel, aux informations syndicales, …).
- Droits à la Santé du télétravailleur : L’employeur doit veiller à la santé de ses employés. Il peut notamment demander à visiter le logement du salarié pour s’assurer que le lieu de télétravail est adapté en termes de sécurité (installation électrique par exemple) et de santé. Si le salarié en télétravail se blesse, il existe une présomption d’accident de travail si l’accident a lieu dans les plages horaires de travail.
Faire du télétravail un dispositif managérialement remarquable
Avec le télétravail, les managers de proximité sont en première ligne pour s’adapter. Ils doivent à la fois assurer l’animation collective et individuelle de leur équipe. Il peut être nécessaire de revoir les objectifs ou d’en fixer de nouveaux pour les adapter au télétravail. Vient ensuite la relation managériale avec la mise en place de rituels par exemple.
Chez Hivency, les managers ont mis en place un e-café obligatoire le matin pour faire le point sur l’activité de l’équipe, ouvert exceptionnellement à d’autres équipes de l’entreprise pour favoriser les échanges. Les points individuels sont aussi importants pour échanger avec les salariés, être à l’écoute et s’assurer qu’ils ne rencontrent pas de difficultés. Le Top Management joue aussi le jeu avec un point de situation en fin de semaine. Enfin, Hivency encourage les moments de convivialité à distance, dans le prolongement des activités qui ont lieu en temps normal au bureau.
En tant que manager, il est important de veiller à l’équilibre personnel du salarié, surtout dans une situation exceptionnelle et inédite comme nous le vivons en ce moment. Pour les dirigeants, prenez particulièrement soin de vos managers qui sont un maillon essentiel de l’entreprise.
Quels sont les bons outils pour le télétravail ?
Voici quelques outils que nous utilisons et qui peuvent être utiles pour travailler en équipe à distance :
- Visioconférence : Microsoft Teams, Zoom, Google Meet
- Outils collaboratifs : Slack, Atolia
- Animation de réunion et gestion de projet : Klaxoon, Trello
Les dernières recommandations de la CNIL
La CNIL a publié des recommandations pour aider les entreprises et les salariés à sécuriser les données durant cette période de télétravail forcé. Elle recommande notamment plusieurs mesures pour sécuriser son Système d’Informations comme l’édition d’une charte de sécurité, l’utilisation d’antivirus ou de pare-feu sur le poste de travail ou encore la mise en place d’un VPN pour éviter l’exposition de vos services sur internet.
Le respect de la vie privée
La vie privée est importante lorsque l’on met en place le télétravail. L’employeur doit notamment mettre en place des plages de travail où le salarié peut être disponible et joignable et, à contrario, des moments de déconnexion. Cela peut même être le cas pour des collaborateurs au forfait avec l’indication de plages de disponibilités ou l’invitation à consulter régulièrement sa messagerie.
Les employeurs doivent aussi faire attention aux données qui sont collectées, notamment celles concernant la santé des salariés. Il n’est pas question de créer des fichiers sur les salariés touchés par le coronavirus par exemple. On peut éventuellement faire des signalements aux autorités sanitaires si un salarié est touché par le virus.
En télétravail, le lien de subordination est maintenu. L’employeur peut continuer à surveiller son salarié et mettre en place des outils de surveillance à condition qu’ils soient pertinents, proportionnés à l’objectif recherché et que le salarié et le CSE en soient informés.
Questions / Réponses
Mon poste est éligible au télétravail mais en pratique, c’est incompatible avec la garde de mes enfants en bas âge Le ministère du travail demande aux employeurs d’être compréhensifs à l’égard des salariés en télétravail ayant des enfants en bas âge.
S’il est impossible à ces salariés d’assurer pleinement leur mission en télétravail, alors une demande d’arrêt de travail dérogatoire peut être faite sur le site Ameli.fr
Puis je faire télétravailler quelques un de mes salariés (cadres) en cas de chômage partiel ?
Il est rappelé que les salariés en chômage partiel ne doivent pas travailler, leur contrat de travail étant suspendu. A défaut, il s’agirait d’une fraude (l’employeur faisant supporter à l’Etat la rémunération de son employé) et d’une infraction de travail dissimulé. Cela n’interdit toutefois pas à l’employeur de contacter les salariés pour obtenir certaines informations (connaissances spécifiques, décisions à prendre, etc.), dès lors qu’il ne s’agit pas de travail effectif.
Dois je donner des Tickets restaurants à mes salariés en télétravail ?
Oui, les avantages des salariés restent maintenus dont les Tickets Restaurant. A noter : l’employeur peut prévoir une tarification différente des titres repas en fonction de l’éloignement du travail par rapport au domicile du salarié, dès lors que cette différenciation est fondée sur un critère objectif (distance séparant le lieu de travail du domicile).
Dois-je verser à mon salarié une indemnité dite d’occupation ?
Dès lors qu’un local professionnel n’est pas mis effectivement à la disposition du salarié, ce dernier a droit à une indemnité au titre de l’occupation de son domicile à des fins professionnelles, outre le remboursement des frais engagés par ce dernier au titre de l’exercice de sa prestation de travail (Cass. soc., 11 juil 2012, n°10-28.847).
Vous souhaitez être informé de nos prochains Webinaires ?
