Des RH plus agiles, c’est possible

Dans un environnement complexe et incertain, les entreprises qui réussissent sont celles qui savent s’adapter rapidement, notamment dans leur politique RH. Comment y parvenir ? Les acteurs de la tech et les start-up peuvent être une formidable source d’inspiration. 

L’agilité fait en effet partie de leur ADN. Elles ont été les premières à adopter les méthodes agiles pour développer le bon produit au bon moment. Cette culture agile se diffuse ensuite généralement dans toute l’organisation pour accompagner la forte croissance de l’entreprise. Google en est le parfait exemple. Est-ce toutefois adapté aux entreprises plus traditionnelles ? Est-ce adapté à d’autres fonctions que le développement logiciel ?

Pauline Garric, DRH de Benext et coach agile, travaille en méthode agile avec son équipe. Elle partage sa vision et son expérience sur son blog particulièrement inspirant : Le Lab de Pauline. On s’est entretenu avec elle pour vous aider à rendre vos RH plus agiles. 

Les méthodes agiles, c’est quoi ? 

La méthode agile, c’est avant tout une philosophie utilisée à l’origine dans l’ingénierie logicielle. À travers une approche itérative et incrémentale, elle privilégie le dialogue entre toutes les parties prenantes (clients, utilisateurs, développeurs…), la souplesse dans la réalisation, la capacité à modifier les plans et la rapidité de livraison. Elle est donc particulièrement adaptée dans un environnement complexe et incertain.

En gestion de projet, la méthode agile s’oppose ainsi à la voie traditionnelle, plus rigide et très exigeante dans la définition des besoins en amont, donc plus adaptée lorsqu’on évolue dans un environnement certain et peu complexe.  

Jusqu’ici, on a parlé de méthode agile. À vrai dire, il n’existe pas une seule méthode mais plusieurs méthodes agiles, la plus connue étant Scrum. Elles partagent toutefois un socle commun qui repose sur 4 principes édictés en 2001 dans Le manifeste agile : 

• Les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils
• Des logiciels opérationnels plus qu’une documentation exhaustive
• La collaboration avec les clients plus que la négociation contractuelle
• L’adaptation au changement plus que le suivi d’un plan

Dans le manifeste, les auteurs plaident surtout pour un changement culturel dans le management des projets informatiques. Ils mettent en évidence l’importance du facteur humain dans la réussite d’un projet, notamment la capacité d’adaptation au changement et la communication entre les acteurs. 

Les méthodes agiles ont leur propre univers : vous entendrez parler de product owner, de scrum master, de sprint / itération ou encore de user story. Car au-delà de l’image fun que l’on a d’une mêlée, avec ses post-it collés et décollés sur le tableau Kanban, la démarche est sérieuse, codifiée… et redoutablement efficace.

Pourquoi les RH doivent-elles devenir plus agiles ? 

La performance d’une entreprise passe par sa compétitivité. Le tout dans un contexte qui est de plus en plus complexe et incertain. La crise sanitaire est venue particulièrement nous le rappeler. Les services RH ont dû apporter des solutions à des problèmes nouveaux ou à des situations différentes. Comment mettre en place et organiser le télétravail de l’ensemble des collaborateurs ? Comment maintenir l’engagement des salariés sans les outils traditionnels de management ? Est-que ma GPEC est toujours adaptée aux besoins de l’entreprise ? 

Les services RH ont su faire preuve de beaucoup de souplesse et d’agilité. Dans les organisations, on s’est d’ailleurs souvent rendu compte de l’importance de la fonction RH. 

“Les Ressources Humaines sont de plus en plus au service des salariés et deviennent garantes de la culture de l’entreprise” constate Pauline Garric. “Elles s’assurent que les rituels, juridiques ou liés à la culture de l’entreprise, soient appliqués. Dans une équipe dite Agile, on parlerait de Product Owner. Il est le garant du cadre, il forme les équipes et les aide si besoin. Il fait en sorte de rendre la structure autonome. Il vise une harmonie du groupe et reste garant des règles”.

Ce changement de rôle est assez inédit pour les RH. Pour Pauline Garric, “l’agilité permet aux ressources humaines de passer du verbe d’état au verbe d’action”. Elles sont alors moins aiguillées par les managers ou les comités de direction, plus pro-actives.

Autre avantage de l’agilité : “Elle permet de s’ajuster sur des cycles courts, de répondre facilement aux changements de besoin client et permet la création de valeur de façon rapide.” Ces cycles courts ont d’ailleurs une vertu : “Avoir des cycles courts permet le droit à l’erreur et donc l’apprentissage. L’erreur est un ingrédient quotidien qui fait la réussite d’une organisation, accompagnée de la détection de l’erreur et le dialogue pour la résoudre. Elle doit être célébrée et vue comme une réussite d’avoir détecté ce qui n’a pas fonctionné et pourquoi. L’erreur ouvre un nouveau champ des possibles et donc une perspective réelle de s’améliorer et d’innover”. Google partage notamment sa propre expérience dans un blog. 

Comment appliquer la méthode agile aux processus RH ?

Maintenant que vous êtes convaincu de la pertinence des méthodes agiles pour les ressources humaines, comment mettre de l’agilité dans votre organisation ? 

Les 4 principes de l’agilité appliqués aux RH

En reprenant la philosophie agile et ses 4 principes, cela donnerait pour les RH : 

• Les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils
  • Faire des points réguliers
  • Utiliser des supports gamifiés 
• Des solutions opérationnelles plus qu’une documentation exhaustive
  • Autonomiser et responsabiliser grâce à la transparence des processus
  • Développer la culture et la marque employeur
• La collaboration avec les clients plus que la négociation contractuelle
  • Les clients sont les collaborateurs
  • Construire ensemble
  • Grandir avec les bonnes personnes grâce à la cooptation
• L’adaptation au changement plus que le suivi d’un plan
  • Découper les tâches et prioriser
  • Ritualiser

Les conseils de Pauline pour rendre l’équipe RH agile

Voici les conseils de Pauline Garric selon son expérience chez Benext : 

• Comprendre la problématique et avoir un temps d’observation sur les process actuellement en place. L’être humain n’aime pas le changement. Il ne faut vouloir tout changer ou changer ce qui fonctionne.
• Donner du sens. Rappelez-vous de l’analogie des 3 tailleurs de pierre. Pauline recommande 2 outils : l’Elevator Pitch pour définir l’identité de l’équipe et la Product Box pour redéfinir la valeur. 
• Choisir la méthode la plus adaptée au contexte avec l’équipe et un sponsor. Pour fonctionner, la démarche doit être participative et appuyée au plus au niveau de l’entreprise. 
• Les rituels très importants ! Il faut beaucoup de rigueur.
  • Tous les lundis matins, les fonctions transverses se réunissent pendant 30 minutes pour une revue des chiffres importants, des projets, des évènements… Ainsi, tout le monde a le même niveau d’information. 
  • Tous les matins, l’équipe fait le point pendant 15 min sur les éléments clés de la journée. 
• La donnée est à jour et partagée
• Clarifier les rôles et responsabilités de chacun avec l’atelier Give and Take par exemple. 
• Améliorer l’expérience candidat et collaborateur en utilisant le concept de Customer Journey pour prendre du recul et proposer un parcours innovant et répondant au besoin utilisateur.

L’agilité n’a maintenant plus de secret pour vous. À vous de jouer dans votre organisation. Et si vous avez besoin d’une coach pour vous accompagner dans cette démarche, n’hésitez pas à contacter Pauline Garric de notre part 😉