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Votre entreprise doit bientôt réaliser les entretiens annuels ? Ce moment important dans la vie de toute société, et qui vient compléter le bilan professionnel ayant lieu tous les deux ans, ne s’improvise pas. La réussite de l’entretien annuel (préparation des trames, choix des dates, décryptage des enjeux, nouvelles responsabilités à l’issue de l’entretien) suppose une bonne organisation et une bonne préparation. Découvrez les conseils des experts One RH pour préparer au mieux ce moment privilégié avec votre salarié !
Pourquoi présenter les enjeux de l’entretien individuel d’évaluation ?
Pour répondre aux besoins RH de l’entreprise, il est nécessaire pour les collaborateurs de bien apprivoiser les enjeux des entretiens annuels. Ce qui est attendu de ce rendez-vous managérial joue un rôle important dans le bon fonctionnement et la performance de la société. Il vous appartient, en tant que manager, de le démystifier et de le dédramatiser.
Véritable temps fort de votre relation avec vos collaborateurs, l’entretien annuel d’évaluation constitue en effet un excellent levier de performance, ainsi qu’un outil de motivation pour les salariés. Il vous permet de dresser, ensemble, un bilan de l’année écoulée, et de fixer d’un commun accord des objectifs alignés sur des éléments concrets, pour la suivante.
Au cours de ce moment d’échanges, vous allez faire le point sur les soft-skills, les principales qualités et compétences des collaborateurs que vous supervisez, ainsi que leurs réussites au cours de l’année passée, tout en soulignant les éventuelles perspectives d’évolution, en mobilité interne par exemple, ou les axes d’amélioration (mentionnés avec écoute et bienveillance, il va sans dire). La préparation de l’entretien annuel d’évaluation est essentielle.
Comment bien préparer l’entretien annuel de son salarié ?
Sur le plan de l’organisation, vous devez définir la période propice pour réaliser les entretiens, en collaboration avec les responsables du service RH. Le plus souvent, on privilégie les périodes creuses ou les moins chargées en termes de travail. Les collaborateurs sont idéalement prévenus quelques jours voire semaines à l’avance, pour s’organiser et avoir le temps de s’y préparer.
Nombreux sont les managers qui anticipent et transmettent à chaque salarié une fiche d’auto-évaluation à remplir, avant le jour-J. Sur celle-ci, les collaborateurs supervisés peuvent inscrire leurs succès, les missions réussies, les objectifs remplis (fixés lors du précédent entretien annuel), se noter avec des éléments chiffrés, ou évaluer leurs compétences et performances de façon plus subjective, avec leurs propres mots. Ce rendez-vous est aussi l’occasion privilégiée pour vos collaborateurs d’être force de proposition et d’exprimer leurs demandes. Cette phase de préparation à l’entretien individuel annuel est primordiale, tant pour l’employeur que pour le salarié.
Si vous désirez préparer au mieux les entretiens annuels d’évaluation, songez par ailleurs à définir une durée moyenne pour chaque discussion, tout en gardant une certaine plasticité pour vous adapter à chaque profil et passer le temps nécessaire : une demi-heure, une heure, deux heures, etc.
Conseils supplémentaires pour réussir l’entretien annuel : individualisation, objectivité
En optimisant cette première étape de préparation, cela vous donne aussi l’opportunité de bien réfléchir aux sujets qui doivent être abordés lors de cet entretien annuel, quitte à prévoir, si vous le jugez utile, une trame à laquelle vous référer au cours des conversations, qui vous aidera à mieux ajuster et personnaliser votre discours en fonction de chaque collaborateur.
Pour les salariés que vous managez, il est important de dresser le bilan le plus objectif possible, avec un regard à la fois juste et honnête sur la qualité de leur travail. Vous pouvez par exemple reprendre ensemble les missions de la fiche de poste de votre salarié. Si vous êtes trop complaisant, ou au contraire trop sévère dans l’analyse, vous risqueriez alors de compromettre les marges de progression de vos collaborateurs, de passer à côté d’un potentiel inexploité ou encore d’un désir d’évolution interne favorable à l’entreprise.
