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La gestion de la paie est une tâche particulièrement complexe pour les entreprises, notamment dans les TPE et les PME. Son externalisation auprès d’un prestataire spécialisé peut être une solution intéressante pour gagner en flexibilité et en sécurité tout en maîtrisant ses coûts.
Face à une réglementation du travail de plus en plus complexe, la gestion des bulletins de paie s’avère particulièrement chronophage pour les Ressources Humaines alors que sa valeur ajoutée est faible pour l’entreprise. Est-il pour autant intéressant de l’externaliser ? Une chose est sûre : il s’agit d’un choix hautement stratégique qui engage sur le long terme et pour lequel vous devez garder la maîtrise. Voici quelques pistes et conseils pour éclairer votre réflexion et réussir votre externalisation.
Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?
Quelle est l’activité RH la plus externalisée par les entreprises françaises ? La gestion de la paie ! La sous-traitance de cette activité arrive devant la formation, le recrutement, l’administration du personnel ou la gestion du temps et des activités.
Concrètement, les entreprises confient tout ou partie du traitement de leurs paies à un prestataire spécialisé en fonction de ses besoins et de ses ressources internes. Ce dernier peut alors prendre en charge la gestion et la maintenance du logiciel de paie, éditer les bulletins de salaire, effectuer les déclarations sociales obligatoires (DSN), saisir les éléments variables de paie (primes, congés payés, heures supplémentaires…) ou les changements dans la vie des salariés (embauche, licenciement, changement de contrat…).
Les avantages de l’externalisation de la paie
Sous-traiter la gestion de sa paie offre de nombreux avantages. Voici les 3 qui nous paraissent les plus pertinents pour les entreprises.
Sécuriser les coûts liés à la gestion de la paie
On regarde bien souvent l’avantage d’une externalisation par le calcul du coût complet de la fonction paie en tenant compte des salaires et des charges des gestionnaires de paie, des logiciels de paie, des formations… L’économie promise est alors intéressante pour l’entreprise mais elle ne tient souvent pas compte de l’ensemble du processus de paie comme les coûts liés à l’externalisation elle-même (envoi des informations, reportings, gestion du prestataire…). Dans notre approche, nous calculons plutôt le ROI pour étudier l’opportunité d’externaliser ou non.
Si vos coûts complets ne baissent pas forcément lorsque vous externalisez votre paie, ils deviennent en revanche contractuels, donc rationalisés. De plus, le coût de gestion de la paie devient une variable proportionnelle à votre effectif ou à votre masse salariale. Vous gagnez ainsi en visibilité et en prévisibilité.
Se libérer des tâches quotidiennes liées à la paie
Dans les services RH, la paie est souvent vécue comme une tâche administrative ennuyeuse et compliquée où il faut collecter les données, les saisir dans le SIRH, vérifier les informations lors de l’édition des fiches de paie, gérer les déclarations sociales…
Externaliser la paie ne signifie pas que vous vous en délester, bien au contraire. Si vous ne gérez plus en direct cette activité RH essentielle, vous en restez responsable. Mais le gain de temps sur les tâches à faible valeur ajoutée permet à votre équipe de se concentrer davantage sur leur coeur de métier : la stratégie RH, la gestion des ressources humaines, la qualité de vie au travail, le recrutement, la formation ou encore la gestion des emplois et des compétences.
Attention toutefois, une externalisation peut faire perdre en souplesse. Vous devrez en effet transmettre les éléments variables assez tôt pour permettre à votre prestataire de les traiter. En général vers le 15 du mois.
Accéder à des expertises RH
Trouver un bon gestionnaire de paie peut parfois être difficile, surtout dans certains bassins d’emploi ou dans certaines régions. L’externalisation permet alors d’accéder à cette expertise plus facilement, d’autant qu’elle peut être réalisée à distance.
Par ailleurs, le code du travail français rend la gestion de la paie difficile. Calculer les charges sociales ou tenir compte des dernières normes en vigueur est un véritable casse-tête et expose l’entreprise à des risques de non-conformité. Le prestataire externe peut réaliser une veille juridique et réglementaire ou s’appuyer sur un avocat en droit du travail pour s’assurer de la conformité des bulletins de salaires aux dernières normes en vigueur ou fournir un conseil en droit social.
Comment externaliser ma paie ?
Réussir l’externalisation de sa paie nécessite en amont de réaliser un audit de la gestion actuelle de votre paie. Il permettra de comprendre vos processus internes et externes, d’identifier les points d’amélioration, de soulever d’éventuels points de non-conformité RH et de relever les coûts cachés de l’externalisation (frais matériels, frais logiciels, maintenance, formation du personnel…).
A l’aide de toutes ces informations, vous aurez une vision claire sur vos besoins et vous pourrez étudier l’opportunité d’externaliser, notamment en termes d’économies ou de ROI. Les contours ainsi définis, vous saurez vers quelles prestations et quels prestataires vous orienter pour externaliser votre paie.
Les entreprises se tournent bien souvent vers leur expert-comptable pour externaliser leur paie mais il existe d’autres alternatives intéressantes. Certaines sociétés se sont ainsi spécialisées dans la gestion de la paie, offrant une palette de services dédiés. Il est aussi possible de faire appel à un responsable paie à temps partagé qui sera capable de prendre en charge la gestion de la paie mais aussi d’apporter un regard expert plus global sur les ressources humaines.
Si le coût doit être un facteur important au moment de votre sélection, il ne doit pas être le seul. Pour que l’externalisation soit efficace, vous devrez bâtir une relation de confiance avec votre prestataire, ce qui implique une réelle maîtrise du processus de sa part et une participation active de la vôtre (ou de votre service des ressources humaines) .
Faire appel à un Responsable Paie à temps partagé
Si vous vous interrogez sur la pertinence d’externaliser la paie de votre entreprise ou si vous avez des questions sur sa mise en place, nos RH à temps partagé sont à votre disposition pour en parler et étudier votre situation.
