L’Offboarding, ou l’art de savoir dire au revoir

Les entreprises accordent souvent beaucoup d’importance à bien accueillir leurs nouveaux salariés. On parle alors d’onboarding. En est-il de même au moment de leur départ ? 

Qu’il s’agisse d’une démission, d’une fin de contrat ou d’un licenciement, le départ d’un salarié est toujours un moment délicat dans une entreprise. Son impact peut être important dans l’organisation du travail, l’ambiance dans l’équipe ou encore sur la marque employeur. 

Dans cet article, nous allons vous expliquer comment réussir votre processus d’offboarding et pourquoi c’est très important.

Quels sont les avantages de l’offboarding ?

L’un de vos salariés annonce son départ. Malheureusement, vous l’appréciez beaucoup et comptiez sur lui pour de futurs projets dans l’entreprise. Le réflexe naturel serait alors de lui en vouloir et de (faire) vivre dans la douleur cette période jusqu’à son départ effectif. Pourtant, tout le monde a beaucoup à y gagner à partir en bons termes. C’est là qu’entre en jeu l’Offboarding. 

L’Offboarding, c’est un processus mis en place par l’entreprise pour préparer, organiser et faciliter le départ d’un salarié. Cela peut paraître contre-intuitif, surtout lorsque l’émotion est vive. Pourtant, vous allez le voir, un tel processus sera utile et bénéfique pour tout le monde. 

Valoriser votre marque employeur

C’est bien souvent au moment du départ de l’entreprise que les salariés se sentent libres de donner leur avis sur leur expérience, que ce soit sur des plateformes d’avis en ligne comme Glassdoor ou directement auprès de leurs proches. 

Comment s’est déroulé leur accueil dans l’entreprise ? Bénéficient-ils d’accompagnements dans leurs missions et dans leur évolution professionnelle ? Que pensent-ils de la culture de l’entreprise ? Quelles sont les mesures de Qualité de Vie au Travail mises en place ? Y a t’il un fort sentiment d’appartenance ?

Toutes ces questions sont très importantes pour cultiver la marque employeur et renforcer l’attractivité de l’entreprise. D’autant plus que ces critères peuvent influencer le choix des candidats lors du processus de recrutement. Il serait dommage de perdre de potentiels talents à cause de témoignages décourageants d’anciens salariés.

Dire correctement au revoir à ses salariés, c’est s’assurer de bien terminer l’histoire et de renvoyer une image positive envers les futurs candidats ! 

L’e-reputation de votre entreprise est par ailleurs un indicateur clé pour connaître la façon dont vous perçoivent vos (anciens) collaborateurs et pour connaître l’image que vous renvoyez. Ne la négligez pas. Vos collaborateurs sont vos meilleurs ambassadeurs.

Reconquérir vos anciens salariés

Connaissez-vous le phénomène des “employés boomerang” ? Ce sont des salariés qui ré intègrent une entreprise dans laquelle ils ont déjà travaillé. Cette pratique, déjà répandue dans les pays anglo-saxons, se développe doucement en France. Mais quel en est l’intérêt ?

Sur les cinq dernières années, 85 % des professionnels des RH ont reçu des candidatures d’anciens salariés et 40 % d’entre eux ont donné suite à la moitié des demandes de recrutement. Recruter un ex-salarié est enrichissant, tant pour l’entreprise que pour lui-même. Ce dernier a en effet la chance d’être familiarisé avec le mode de fonctionnement de l’entreprise et avec les collègues. La phase d’intégration ainsi que la prise de poste sont plus rapides et efficaces. De plus, des collaborateurs qui reviennent sont des salariés engagés, loyaux et qui portent l’entreprise vers le haut. 

La pratique de l’offboarding est donc très importante pour partir en bonne entente. En faisant preuve de bienveillance lors du départ de votre employé, vous mettez toutes les chances de votre côté pour qu’il revienne vers vous lors d’un tournant dans sa carrière professionnelle. 

Comment bien accompagner le départ de ses salariés ?

Plusieurs facteurs entrent en compte dans le choix d’investissement des entreprises dans des programmes d’offboarding, tels que la stratégie, la politique RH, la culture d’entreprise, le budget, l’attractivité ou encore le taux de turnover.

En plus des obligations légales qui doivent être respectées, quelles sont les bonnes actions RH à adopter pour dire au revoir à ses collaborateurs ?

1. Communiquez sur le départ en interne

Lorsqu’un employé vous annonce son départ, il est important de l’officialiser en interne. Cela permet de lever tout malentendu et de commencer à organiser la suite. 

Quels sont les bons réflexes à avoir lorsqu’un collaborateur va quitter son poste ?

• Communiquer rapidement l’information au manager et au service RH. Cela permet d’enclencher le processus administratif et d’organiser des points d’échange avec le salarié avant que l’information ne circule de manière informelle. 
• Officialiser la nouvelle par mail auprès de l’équipe en gardant un ton neutre et objectif : en tant que manager ou DRH, il est important d’expliquer pourquoi le salarié quitte l’entreprise. Cela évite d’inquiéter les autres collaborateurs sur la situation de l’entreprise (conflits, incertitudes, problèmes financiers, etc.) et de créer une mauvaise ambiance au travail. La transparence est le maître-mot pour maintenir un environnement de travail sain.
• Valoriser le travail fourni par le salarié et l’accompagner dans sa transition : tout prétexte est bon pour organiser un moment informel et renforcer les liens de l’équipe. Remerciez le salarié sortant pour sa contribution, en organisant un temps fort en interne comme un pot de départ avec un discours du manager et un cadeau des collègues.
• Préparer un plan d’actions : Avoir une visibilité sur la suite des événements est nécessaire pour rebondir efficacement. Organiser la passation, s’occuper des tâches administratives, combler les incertitudes des autres salariés, inciter la mobilité interne, lancer le processus de recrutement, préparer l’intégration d’un candidat, … Tous ces éléments permettent de clarifier la situation auprès de l’équipe et de favoriser la conduite au changement.

2. Organisez la passation au sein des équipes

La transmission des savoir-faire, des procédures et des missions est nécessaire pour que le nouveau salarié ne commence pas de zéro lors de son arrivée. 

Avant de partir, le collaborateur peut rédiger un livret d’accueil regroupant les bonnes pratiques qu’il souhaite transmettre à son successeur : présentation de la structure, compétences requises, procédures essentielles à connaître, projets et missions en cours, interlocuteurs principaux, etc. Ce document assure au nouveau collaborateur d’avoir des bases solides lors de sa mise en poste et de faciliter son intégration lors des premières semaines.

Différents points existent pour accueillir les nouveaux arrivants et les intégrer rapidement dans l’entreprise.

• La nouvelle recrue a-t-elle accès à tous les documents nécessaires ?
• Une visite de l’environnement de travail et une présentation de l’équipe ont-elles été réalisées ?
• Le matériel a-t-il été remis par l’ancien salarié à son successeur ? 
• Les données importantes ont-elles toutes été transmises ?
• Les missions sont-elles claires et compréhensibles ?

3. Réalisez un bilan de départ

Il est nécessaire de réaliser un bilan de départ avec son collaborateur. Son regard critique peut vous permettre d’échanger sur la gestion des ressources humaines au sein de l’organisme et d’alimenter la GPEC.

Vous pouvez lui demander notamment un rapport d’étonnement pour capitaliser sur son expérience et pour améliorer l’expérience des autres collaborateurs. Cela vous aidera aussi à mieux comprendre les motivations de son départ mais aussi d’avoir son retour d’expérience sur ses missions, son bien-être au travail, sa rémunération ou encore sur ce qu’il aurait aimé avoir de différent durant son contrat de travail.

Parallèlement, pensez à gérer l’humain : faites des entretiens avec vos employés pour connaître leurs objectifs et ce qu’ils attendent de la suite.

4. Sécurisez vos données et récupérez le matériel

Lorsqu’un employé quitte l’entreprise, il emmène avec lui des informations privées sur votre entreprise. Vous n’êtes pas à l’abri de fuites de données ainsi que de failles de sécurité. Les problèmes liés à la sécurité des informations peuvent avoir de réels dommages sur votre organisation. Il est important d’évaluer les risques et les menaces pour les prévenir.

Un processus d’offboarding sûr et anticipé, où vous prenez soin de l’expérience collaborateur, permet de réduire ces menaces internes et d’éviter ainsi une violation des données. 

5. Fidélisez vos ex-collaborateurs grâce à un programme Alumni

Pourquoi garder un lien avec les anciens collaborateurs ? Ces derniers peuvent devenir vos clients, des fournisseurs, mais aussi des employés boomerangs. Et n’oubliez pas qu’un ex-salarié satisfait est un bon ambassadeur de votre entreprise. 

En créant un programme Alumni, vous offrez l’opportunité à vos ex-collaborateurs de créer une relation de valeur sur le long terme avec votre entreprise, même après leur départ. Gardez contact !

En conclusion : un départ, ce n’est pas une fin en soi !

Quitter une entreprise n’est pas une fin en soi. Il est important de désacraliser cette étape. Voyez plutôt ce départ comme la fin d’une expérience enrichissante et le début d’une nouvelle aventure pour rencontrer de nouveaux talents. De plus, votre ex-salarié a le droit de vouloir vivre de nouvelles expériences professionnelles et de s’épanouir dans son parcours !

Prenez ce départ du bon côté : faites un point sur le bien-être de vos collaborateurs, sur vos besoins en matière de compétences et de recrutement. Et profitez de cette expérience pour améliorer les prochains départs. 

Vous voulez challenger vos pratiques en matière d’offboarding ? On est là pour vous aider !

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