Mettre en conformité mon entreprise pour les obligations RH

Au sein de toutes les entreprises, l’un des rôles des Ressources Humaines est la gestion des obligations légales et conventionnelles liées au personnel. Création d’une entreprise, recrutement des premiers salariés, passage des seuils d’effectifs, nouvelles lois et ordonnances… Ce sont autant de situations qui mettent le chef d’entreprise face à des risques de non conformité RH avec le spectre d’une visite surprise de l’inspecteur du travail ou celui d’un contentieux aux Prud’Hommes avec l’un de vos salariés.

Comment limiter les risques de non conformité RH ? Comment les identifier ? Quels sont les risques ? Comment rendre mon entreprise conforme d’un point de vue des obligations RH ? Nous allons tenter de vous éclairer.

Conformité RH : quelles sont les obligations professionnelles de l’employeur ?

La conformité RH, parfois aussi appelée Compliance RH, regroupe toutes les obligations auxquelles une entreprise est soumise par la loi, notamment le droit du travail, et par les normes applicables.

Sans tenir compte des seuils d’effectifs, on peut regrouper ces obligations RH en 8 catégories :

L’affichage obligatoire et les documents obligatoires à afficher ou à détenir par l’entreprise
La gestion des risques, santé et sécurité au travail
L’organisation du temps de travail et les contrats de travail (classification et rémunération)
La représentation du personnel (élection du CSE) et les négociations obligatoires.
La formation professionnelle
Les entretiens RH obligatoires (entretiens professionnels, entretien de forfait jour, etc)
La conformité des paies avec notamment les déclarations sociales, les taxes obligatoires, la conformité des règles internes (notes de frais, déplacement professionnel, avantages sociaux)
La réglementation en matière de protection des données personnelles (RGPD) avec notamment l’archivage et la conservation des dossiers du personnel

Puis, selon le seuil d’effectif, il est obligatoire ou très recommandé de procéder à la mise en conformité de vos obligations sociales. A titre d’exemple :

Obligations à partir de 1 salarié :

Mise en place de l’affichage obligatoire
Couverture santé mutuelle et prévoyance
Document unique d’évaluation des risques professionnels
Organisation des visites médicales
Registre de sécurité
Réalisation de la DPAE
Registre du personnel
RGPD (désignation d’un délégué à la protection des données, tenue d’un registre de traitement des activités…)

Obligations à partir de 11 salariés :

Obligation d’organiser les élections professionels du CSE
Désignation d’un délégué syndical
Mise à jour annuelle du Document unique

Obligations à partir de 20 salariés :

Obligation d’un taux d’emploi de 6% de personnes handicapées

Obligations à partir de 50 salariés :

Index d’égalité homme femme
PAPRIPACT
Mise en place d’un Règlement Intérieur
Organisation des NAO (négociation annuelle obligatoire)
Obligation de conclure un accord sur la participation
Mise en place d’une BDESE

Obligations à partir de 250 salariés :

Désignation d’un référent handicap
Désignation d’un référent harcèlement sexuel

Les obligations RH en entreprise de la loi Santé

Entrée en vigueur le 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail, la loi Santé du 2 août 2021 comporte de nombreux changements que les entreprises doivent prendre en compte pour maintenir leur conformité RH.

Harcèlement sexuel et code du travail

La définition du harcèlement sexuel dans le Code du travail s’étend désormais aux propos et comportements à connotation sexiste, à connotation sexuelle ou sexiste en provenance de plusieurs personnes, de manière concertée ou individuelle, répétée ou non.

Par ailleurs, le harcèlement sexuel au travail est désormais constitué lorsqu’il est subi par le salarié et non plus lorsqu’il est imposé par le ou les auteurs.

De cette manière, l’employeur est tenu de mettre à jour le règlement intérieur qui doit contenir des dispositions actualisées sur le harcèlement moral/sexuel et les agissements sexistes.

Il est également recommandé pour lui de faire de la prévention sur le harcèlement sexuel et le sexisme afin de sensibiliser et former les salariés, mais également désigner des référents harcèlement sexuel et agissements sexistes soit parmi les élus du CSE, soit parmi les salariés.

Suivi médical des salariés

Dès le 1er janvier 2023, le suivi médical du salarié peut se faire par un « médecin praticien correspondant », médecin généraliste, qui travaillera en collaboration avec le médecin du travail sur ce suivi.

La télémédecine n’est pas automatique, mais elle est autorisée depuis le 31 mars 2022, sous réserve de l’accord du salarié et du respect de la confidentialité des échanges par le dispositif utilisé.

Par ailleurs, il existe dorénavant une nouvelle visite médicale : la visite de mi-carrière. Vouée à détecter le risque de désinsertion professionnelle, cette visite se fait à l’âge de 45 ans pour le collaborateur, à défaut d’accord de branche, ou en même temps qu’une autre visite médicale dans les 2 ans précédant le 45ème anniversaire.

Un rendez-vous de liaison peut également être proposé par l’employeur au salarié dont l’arrêt de travail dépasse 30 jours, pendant ce même arrêt. Réalisé avec le service de prévention et de santé au travail, ce rendez-vous, qui n’est pas une visite médicale, a pour objectif d’informer le salarié sur ce dont il peut bénéficier : actions de prévention de la désinsertion professionnelle, examen de pré-reprise ou encore mesures individuelles d’aménagement, d’adaptation ou de transformation du poste de travail.

Désormais applicable aux salariés en arrêt de plus de 30 jours, la visite de reprise est obligatoire pour les salariés ayant été en arrêt de travail depuis plus de 60 jours suite à un accident ou une maladie non professionnelle.

En parallèle, une cellule dédiée à la prévention de la désinsertion professionnelle doit être mise en place par les services de prévention et de santé au travail.

Enfin, les salariés inaptes ou à risque peuvent bénéficier de la Convention de Rééducation Professionnelle en Entreprise (CRPE) pourront se former jusqu’à 18 mois à un autre métier, tout en conservant leur contrat et leur rémunération.

Davantage de prévention au travail

Depuis le 1er avril 2022, les services de santé au travail (SST) sont devenus les services de prévention et de santé au travail (SPST). Ses missions sont d’ailleurs étendues avec l’évaluation et la prévention des risques professionnels, les actions de promotion de la santé sur le lieu de travail, les campagnes de vaccination et de dépistage, ou encore les conseils en matière de conditions de télétravail.

Avec la loi Santé, les entreprises et leurs salariés bénéficient à présent d’un ensemble de services intégrant obligatoirement :

La prévention des risques professionnels : conseil et accompagnement dans l’élaboration du Duerp et dans la conduite d’actions de prévention des risques pour la santé des travailleurs
Le suivi de l’état de santé du salarié : mise en place de l’ensemble des suivis et visites médicales prévues par la réglementation
La prévention de la désinsertion professionnelle : cellule opérationnelle d’accompagnement RH des salariés présentant un risque de sortir de l’emploi en raison de leur état de santé

D’ailleurs, la réalisation du Duerp ne relève plus de la compétence exclusive de l’employeur depuis le 31 mars 2022. En effet, ce dernier doit l’établir avec l’aide des référents santé au travail, des services de prévention et de santé au travail et des membres du CSE. Le document doit également être conservé pendant au moins 40 ans.

Formation santé pour les élus du personnel

Les membres du CSE doivent recevoir au minimum 5 jours de formation santé, sécurité et conditions de travail. Si leur mandat est renouvelé, ils obtiendront 3 jours supplémentaires de formation. Les membres du CSSCT, quant à eux, doivent bénéficier de 5 jours supplémentaires de formation. L’employeur prend en charge le financement.

Non conformité RH, quels sont les risques ?

Une entreprise qui ne serait pas à jour de ses obligations légales et réglementaires s’expose à des risques importants en cas de contrôle par l’inspection du travail ou la CNIL, ou en cas de contentieux aux Prud’Hommes avec l’un de vos salariés.

A titre d’exemple, le non respect dans le traitement et la gestion des données personnelles de vos salariés vous expose avec le RGPD à des sanctions qui peuvent aller du simple avertissement jusqu’à des sanctions administrative avec de fortes amendes proportionnelles au chiffre d’affaires ou des sanctions pénales pour le dirigeant.

Autre exemple, le défaut de mise en place du CSE, obligatoire depuis le 1er janvier 2020 pour les entreprises de plus de 11 salariés, peut constituer un délit d’entrave qui peut être puni d’un emprisonnement d’un an et d’une amende de 7 500 €.

Enfin, un non respect des obligations d’affichage comme les coordonnées de l’inspecteur du travail, le règlement intérieur ou les consignes de sécurité, ou la non information des textes relatifs à la convention collective ou aux textes relatifs au harcèlement expose le dirigeant à des sanctions qui peuvent aller jusqu’à un an de prison et 37 500 € d’amende pour délit d’obstacle (article L8114-1 du Code du travail).

Bref, les risques pour le dirigeant peuvent être importants en cas de non conformité face à ses obligations légales.

L’audit de conformité en ressources humaines : l’étape essentielle pour commencer

Vous n’êtes pas serein face à vos obligations sociales et légales ? Nous vous recommandons de réaliser un audit de conformité RH par un expert externe à votre entreprise. Chez One RH, nous commençons toutes nos missions d’accompagnement RH par un audit de conformité RH qui nous permet d’identifier rapidement les points de vigilance et les actions à mettre en place avec nos clients.

Pour cela, nous avons développé une méthodologie qui s’appuie à la fois sur nos retours d’expériences chez nos clients, sur notre veille RH permanente et avec l’aide de nos partenaires (avocats, juristes…). Nous utilisons ainsi une grille d’analyse sur les différents points à vérifier (paie, RGPD, affichage obligatoire, contrats de travail…) et formalisons nos recommandations en tenant compte des priorités.

Réaliser un audit de conformité RH

La formation pour rester à jour sur vos obligations sociales et légales

Face aux évolutions réglementaires régulières, le meilleur moyen pour rester à jour est de se former régulièrement sur la conformité RH. Pour cela, il existe plusieurs moyens :

Faire de la veille : il existe de nombreuses ressources sur internet pour suivre l’actualité RH et les évolutions légales comme sur notre blog ou via notre newsletter. De nombreux avocats comme notre partenaire Matthieu Hue ou Olivier Philippot partagent par exemple les évolutions réglementaires et les décortiquent sur LinkedIn, sur le blog ou via une Newsletter.
Suivre les mises à jour des éditeurs de logiciel RH : les éditeurs ont l’obligation de maintenir à jour leurs logiciels des derniers textes réglementaires. Certains d’entre eux vous informent des nouveautés via une newsletter, des notifications ou leur blog.
Participer à des formations : les formations à la conformité RH sont idéales pour se remettre à niveau, que ce soit à titre individuel ou pour toute l’équipe RH. Vous voulez participer à l’une de nos formations inter ou intra entreprise ? Consultez notre catalogue de formations RH.

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