Les clés pour mettre en place une GEPP, anciennement GPEC

S’adapter au futur, c’est le plus gros enjeu des dirigeants pour assurer la rentabilité et la pérennité de leur entreprise en fonction de leur stratégie. Au-delà des objectifs financiers et commerciaux, le volet humain est indispensable. Anticiper les besoins RH de votre entreprise aide à la fois à la maintenir compétitive dans un environnement mouvant tout en assurant l’employabilité de vos salariés.

Comment y parvenir ? Grâce à la GEPP, la Gestion des Emplois et Parcours Professionnels, anciennement appelée GPEC ou Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences !

Derrière ces deux acronymes se cachent un outil puissant au service du développement compétences et de la performance de l’entreprise qui doit être utile, très concret et parfaitement approprié par les salariés pour être vraiment efficace.

Voici les conseils d’Amandine Born, consultante en management stratégique des compétences, pour réussir votre GEPP ou GPEC.

En quoi consiste la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences ? Définition et enjeux

La GPEC (ou Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) est une méthode prospective qui va s’appuyer sur plusieurs outils pour bien structurer la fonction RH. La définition du Ministère du travail parle notamment de “démarche de gestion prospective des ressources humaines qui permet d’accompagner le changement” et qui doit “permettre d’appréhender, collectivement, les questions d’emploi et de compétences et de construire des solutions transversales répondant simultanément aux enjeux de tous les acteurs concernés : les entreprises, les territoires et les actifs”.

Elle est obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 300 salariés. Le code du travail (article L 2242-20) leur impose en effet la négociation d’un accord sur la gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP) tous les 3 ans et qui intègre aussi désormais un volet sur la mixité des métiers (GEPPMM).

Et pour les autres sociétés, notamment les plus petites ? Si elle n’est pas obligatoire, elle est à nos yeux indispensable pour toute entreprise car elle permet d’anticiper les besoins en termes de compétences pour atteindre la performance dans le futur.

Initier une démarche compétences doit notamment aider les dirigeants à répondre à ces questions :

• Quels sont mes besoins en compétences aujourd’hui ?
• Quel est le niveau de maîtrise des compétences de mes salariés ?
• Quelles compétences ai-je besoin de développer en interne ?
• Quelles compétences vais-je chercher en externe, c’est-à-dire recruter ?
• Comment est-ce que j’intègre et je fidélise mes compétences ?

Quelle est la différence entre GPEC et GEPP ?

La transition de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) vers la Gestion des Emplois et Parcours Professionnels (GEPP) marque une avancée significative dans la manière dont les entreprises envisagent la gestion des talents. Alors que la GPEC se focalisait sur l’anticipation des besoins en compétences, la GEPP élargit cette vision en mettant l’accent sur le parcours professionnel global du salarié.

Instaurée par les ordonnances Macron de 2017, la GEPP s’aligne parfaitement avec les défis actuels du marché du travail, notamment la digitalisation, les transitions énergétiques et technologiques. Elle remplace la simple notion de formation par une vision de formation continue, adaptée aux évolutions rapides du monde professionnel. Cette approche dynamique est en phase avec les réalités économiques actuelles et garantit une meilleure adéquation entre les besoins du marché et les compétences des collaborateurs.

Quand démarrer une démarche GEPP ?

Une démarche de GEPP commence bien souvent par une problématique exprimée par le dirigeant de l’entreprise : “j’ai envie de structurer l’entreprise”, “j’ai du turnover”, “j’ai des difficultés de recrutement ou à fidéliser” ou encore “j’ai des tensions chez mes salariés”.

Puis on met le doigt sur d’autres éléments problématiques. Le plus courant est un manque de communication. Le dirigeant a une stratégie dans sa tête mais il ne la communique pas à ses salariés, ou alors pas de manière efficace.

Idéalement, le bon moment pour initier une démarche compétences devrait être en parallèle du projet d’entreprise et devrait rester en mouvement selon les évolutions et les besoins.

Comment faire une bonne GEPP ? Les étapes à suivre

Initier une démarche GEPP ou GPEC peut être assez simple lorsque l’on a la bonne méthode et les bons outils. C’est toutefois un chantier assez long qui peut s’étaler sur plus de 12 mois pour pouvoir bénéficier de l’apport des entretiens annuels. Nous allons voir ensemble les grandes étapes.

La stratégie et l’état des lieux

Tout part de la stratégie et du but de l’entreprise ! Où j’en suis aujourd’hui dans mon environnement interne et externe ? Quelles perspectives de changements dans l’organisation ? Où est-ce que je veux aller ? Comment vais-je faire pour y aller ? S’il n’y a pas de stratégie, cela veut dire qu’on est dans la réaction et non dans l’anticipation.

Ensuite, il faut avoir une bonne vision de qui fait quoi dans l’entreprise. Pour cela, la GEPP va s’appuyer sur des outils souvent existants en interne :

• Une stratégie d’entreprise formalisée et communiquée
• Un organigramme pour savoir comment l’entreprise est organisée
• Des fiches de poste pour connaître les différents métiers et leur contenu
• Un référentiel de compétences pour avoir une vision globale des compétences dans l’entreprise
• L’entretien d’évaluation qui permet de travailler sur la tenue de poste et les objectifs à fixer pour garder la motivation
• L’entretien professionnel, obligatoire, qui permet de travailler à la co-construction du projet professionnel

Cet état des lieux en interne est un point de départ indispensable pour bien comprendre la situation en termes d’organisation et de communication et identifier des premiers axes de progrès. Ce fut le cas par exemple chez un fournisseur d’énergie qui avait initié une démarche GPEC à l’approche des 300 salariés. L’état des lieux a révélé qu’il y avait 142 métiers différents dans l’entreprise !

Une construction collaborative

La seconde étape pour réussir une démarche GEPP est de passer par l’impulsion de la direction, mais aussi par l’implication de l’ensemble des collaborateurs, en particulier les managers, qu’ils soient stratégiques ou opérationnels. Cela passe notamment par la rédaction ou la mise à jour des fiches fonction qui sont essentielles pour formaliser les attentes du manager et permettre au collaborateur de savoir ce qui est attendu.

Ces fiches permettent la mise en place d’un référentiel de compétences pour chaque fonction qui viendra alimenter un référentiel plus global à l’échelle de l’entreprise.

Au sein du fournisseur d’électricité que nous accompagnons, cette démarche a été faite de façon participative avec les 42 managers : mise en place d’un guide pour rédiger des fiches et ateliers de formation et d’accompagnement en visio. Chaque manager est ensuite autonome pour réaliser les fiches fonction des personnes qu’il manage. Certains s’approprient la démarche plus facilement. Il est alors intéressant de s’appuyer sur ces “super rédacteurs” ou ces référents pour accompagner les autres managers.

Une cartographie globale des compétences

A l’aide des fiches fonction et du référentiel de compétences ainsi alimenté, l’entreprise commence à avoir une bonne vision globale des compétences. Le rôle du consultant est alors de les cartographier pour détecter les éventuelles passerelles entre les différentes fonctions.

Cela sera particulièrement utile pour envisager des parcours professionnels et les mobilités internes qui sont souvent faites intra-service et qui peuvent désormais se faire inter-services grâce à l’identification des postes avec des compétences similaires ou les postes qui nécessitent une compétence managériale.

Les entretiens de management pour parler des compétences

Les entretiens annuels d’appréciation et les entretiens professionnels, sont des moments clés pour alimenter et faire vivre la démarche compétences. C’est en effet lors de ces rendez-vous qu’un manager aborde la question des compétences avec son collaborateur.

La démarche compétences doit donc pouvoir s’appuyer sur ces rendez-vous formels pour alimenter le référentiel de compétences, expliquer et mettre à jour la fiche fonction et faire un état des lieux du niveau des compétences. Les différentes campagnes doivent aussi permettre de faire un retour d’expérience sur des actions correctives à mettre en place sur le référentiel, les fiches ou le processus d’entretien.

Une communication interne indispensable

La GPEC a été mise en place à l’origine pour accompagner les plans de licenciement dans les années 1980. Si son objectif a beaucoup changé aujourd’hui, cette image lui colle encore beaucoup à la peau. Aujourd’hui, lorsque l’on démarre un chantier de GEPP, il est important de rassurer et d’expliquer les objectifs de la démarche en s’appuyant sur une communication interne régulière, sur les managers et aussi sur les partenaires sociaux.

Quels outils pour mettre en place la GEPP ?

Comme on a pu le voir, la démarche de GEPP ou GPEC s’appuie sur une méthodologie en étapes et des outils. Les voici en synthèse :

• L’organigramme de l’entreprise avec les métiers, les lignes hiérarchiques et éventuellement les lignes fonctionnelles
• La cartographie par grands domaines de compétences (mobilité intra > inter-services) avec notamment les postes qui nécessitent une compétence managériale
• Les entretiens professionnels : entretien de recrutement, entretien d’intégration, entretien annuel d’appréciation, entretien professionnel, entretien de bilan ou encore entretien de sortie sont autant de rendez-vous utiles pour la GEPP
• Le référentiel de compétences qui reprend l’ensemble des compétences par fonction et qui peut être réalisé tout simplement dans un fichier Excel
• Les fiches fonction qui présentent les métiers de l’entreprise, les compétences rattachées et le niveau attendu. Elles doivent être accessibles à tout le monde dans l’entreprise via l’intranet ou un serveur commun.
• Les outils de communication comme le guide de rédaction des fiches fonction, l’animation d’un club des managers et des outils de communication interne (intranet, newsletters interne…) pour partager la démarche à l’ensemble des salariés
• Les processus RH, que ce soit les processus de recrutement, notamment la marque employeur, de mobilité, de formation…

Ces outils peuvent être créés et gérés avec des logiciels de bureautique comme Word pour les fiches de poste et les trames d’entretien, Excel pour le référentiel ou Powerpoint pour l’organigramme.

Il existe aussi des systèmes informatiques de gestion RH dédiés, souvent des solutions en ligne en mode SaaS à l’image de Eurecia ou Talentsoft par exemple.