La gestion de la paie collaborative accompagnée

La gestion de la paie est complexe. Les nombreuses évolutions de la réglementation et de la fiscalité rendent l’exercice difficile pour beaucoup d’entreprises, notamment pour les TPE et les PME qui ont rarement les moyens d’avoir une personne dédiée et spécialisée en interne. Les procédures sont par ailleurs chronophages, se répètent chaque mois sans pour autant apporter une valeur notable à l’entreprise. À contrario, la moindre erreur de paie peut présenter des risques financiers conséquents ou dégrader le climat social.

Aujourd’hui, les PME et les ETI ont souvent deux possibilités pour le traitement de la paie : l’externaliser ou l’internaliser. Chacune offre des avantages et des inconvénients. Et malheureusement, les avantages de l’une sont aussi les inconvénients de l’autre. Heureusement, il existe désormais une troisième voie intermédiaire : la paie collaborative accompagnée. 

Nicolas Dugast, gérant de la société Mon Partenaire Paie, nous présente cette façon originale et agile de gérer la paie.

Externalisation et internalisation de la paie, quelles différences ? 

“La paie, c’est compliqué pour tout le monde et la gestion de la paie est un vrai métier” analyse Nicolas Dugast avec plus de 15 ans d’expérience dans le domaine de la paie.  “Figurez-vous qu’il y a pas loin de 300 textes de loi derrière un bulletin de paie ! Et le plus long dans la paie, c’est de préparer les éléments” constate-t-il par ailleurs.  

Les entreprises font alors face au choix cornélien de sous-traiter la gestion de la paie à un prestataire, souvent le cabinet d’expert-comptable, ou bien de recruter quelqu’un en interne mais “les profils de gestionnaire de paie sont rares et le marché de l’emploi est tendu. C’est donc difficile de recruter et de conserver ce type de profil dans une entreprise” reconnaît notre expert.

L’externalisation est alors vue comme une solution plus simple et plus souple pour gérer la paie. “Quand j’externalise, je m’évite d’embaucher quelqu’un en paie. Sauf que l’on se trouve loin de la paie quand c’est externalisé” nuance toutefois Nicolas Dugast. 

Voici les principaux avantages et inconvénients des deux modes de gestion de la paie : la paie internalisée et la paie externalisée.

La paie internalisée

L’entreprise gère elle-même sa paie, à l’aide d’une équipe interne qualifiée.

Les avantages d’internaliser la paie :

• Réactivité accrue face aux erreurs
• Meilleures connaissances des spécificités de la gestion de vos paies
• Gain de temps sur la gestion des salariés (congés, absences, primes, etc.)
• Maîtrise et conservation des données en interne avec des possibilités d’édition immédiate

Les inconvénients d’internaliser la paie :

• Moins de temps à consacrer aux autres activités (RH, Formation, RGPD,…)
• Mise à jour du paramétrage risquée à réaliser
• Veilles permanentes conventionnelles et législatives à organiser
• Coût élevé selon les contrats de maintenance et d’assistance
• Surcoûts cachés au fil des changements législatifs et achat de licence onéreuse
• Difficulté d’embauche sur les postes spécialisés en paie

La paie externalisée

La gestion de la paie est sous-traitée à un acteur spécialisé.

Les avantages d’externaliser sa paie :

• Tranquillité : Pas de risque lié à l’absence ou départ du collaborateur
• Gain de temps pour se consacrer pleinement à la gestion des RH
• Aucun investissement et maintenance informatiques
• Limiter les risques financiers de bulletins erronés grâce au savoir-faire de l’expert en paie Économie financière en comparaison au coût d’un salaire

Les inconvénients d’externaliser sa paie :

• Gestion des informations à transmettre au prestataire
• Vérification des bulletins et charges sociales pour faire face à d’éventuelles erreurs
• Manque d’accès aux éditions, dépendance à la présence du prestataire

La paie collaborative accompagnée, le meilleur des deux modes de gestion de la paie ?

Entre les deux formes traditionnelles de gestion de la paie, la gestion de la paie collaborative accompagnée offre l’agilité de l’externalisation tout en conservant certaines compétences en interne. “On gomme les zones d’ombre. On ne garde que les avantages des deux pour s’adapter aux vrais besoins de l’entreprise” explique Nicolas Dugast, qui édite désormais 4 000 bulletins de salaires tous les mois pour ses clients via ce mode de gestion de la paie. 

Dans la gestion collaborative, l’entreprise décide quels éléments sont traités en interne et garde la main sur ses données, tout en pouvant ajuster le curseur au gré des besoins. C’est notamment le cas lorsque la responsable paie est en congé maternité, en arrêt maladie ou quitte l’entreprise. Le partenaire peut alors rapidement prendre le relai car il connaît parfaitement l’environnement et a déjà accès au logiciel de paie.

“Mes clients qui sont passés à la paie collaborative partagée ont gagné en moyenne 30% de temps de traitement de la paie” constate-t-il. Mais ce n’est pas le seul avantage. En faisant appel à un véritable expert de la paie, les entreprises réduisent les erreurs lors de l’édition des bulletins de salaire (saisie des congés payés, déclarations sociales et fiscales, éléments variables…), peuvent poser toutes leurs questions et expliquer bien plus facilement à leurs salariés ce qui se cache entre les lignes de leur bulletin de salaire. 

Par ailleurs, la mise en place est très rapide car il n’y a aucune installation informatique. Le prestataire vient avec une solution logicielle partagée en mode SaaS qui offre un accès multi-utilisateurs, partout, tout le temps. Mon Partenaire Paie utilise par exemple la solution Silae Expert. Dans ce cas, le budget est maîtrisé car il n’y a pas de coût de mise à jour, de maintenance ou de montée de version. Mais l’entreprise peut aussi choisir de conserver son propre logiciel. 

Comment passer à la gestion de la paie collaborative ?

“Les dirigeants viennent souvent me voir car leur logiciel de paie est vieillissant et plus adapté à leurs besoins”, analyse Nicolas Dugast. S’en suit la question habituelle : “Quel logiciel me proposez-vous ?” L’occasion rêvée pour notre expert d’aborder la gestion de la paie de façon plus globale dans l’entreprise et d’aborder la paie collaborative partagée. Parfois, c’est aussi un besoin urgent suite au départ imprévu du gestionnaire de paie qui permet de tester puis d’adopter la solution.

Le cœur de cible ?  “Ce sont les sociétés entre 100 et 2 000 salariés qui ont une personne qui s’occupe des ressources humaines en interne, car en-dessous, c’est beaucoup plus simple d’externaliser et au-dessus, les entreprises peuvent assurer la gestion en interne” indique Nicolas Dugast. 

Une fois la solution collaborative choisie, Mon Partenaire Paie va tout mettre en œuvre pour que la première paie soit parfaite. “Si on a un problème sur la paie, on le traîne longtemps”, reconnaît Nicolas Dugast. Pour éviter ce cas de figure, il faut compter à la fois sur l’expertise métier du partenaire et sur la mobilisation en interne. “On met tous les acteurs autour de la table pour traiter le sujet”. Chez De Dietrich à Zinswiller, cette approche lui a valu les félicitations des organisations syndicales. 

Combien coûte la gestion de la paie collaborative partagée ?

Côté tarif, la formule est transparente et adaptée à la taille de l’entreprise avec un abonnement mensuel par bulletin de paie. Il faut compter entre 4 € par bulletin pour les entreprises de plus de 2 000 salariés jusqu’à 12,50 € par bulletin pour les entreprises entre 20 et 49 salariés. A ce tarif, tout est compris : le logiciel, l’accompagnement et même la formation avec un atelier trimestriel pour connaître les dernières évolutions réglementaires ou techniques de la paie. 

Et s’il faut laisser complètement la main au prestataire pour pallier une absence temporaire par exemple ? L’option externalisation complète est également prévue et transparente avec un prix additionnel de 3,50 € par bulletin de paie quelle que soit la taille de l’entreprise.