Manager, comment préparer et mener un entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire qui doit avoir lieu tous les 2 ans ou après une reprise d’activité (maternité, arrêt maladie, mandat syndical…) du salarié pour parler de ses perspectives d’évolution professionnelle et des formations pour y parvenir. 

Comme pour l’entretien annuel d’évaluation dont il est complémentaire, l’entretien professionnel est malheureusement souvent vécu comme une contrainte tant pour le manager qui doit le préparer que pour le salarié qui ne voit pas toujours son efficacité. 

Pourtant, il est à nos yeux un moment d’échange essentiel entre un salarié et son manager pour parler de l’avenir. Il est aussi la source la plus facile et la moins exploitée des entreprises pour alimenter la GPEC. 

Comment préparer et mener un entretien professionnel ? Nous allons tenter de démystifier cet exercice et vous donner des conseils pratiques pour que vos entretiens professionnels soient agréables et efficaces. 

Comment préparer l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel possède un certain formalisme qu’il est impératif de connaître et maîtriser. Cela ne doit pas pour autant compromettre le plus important : permettre de vraies discussions de fond sur la situation professionnelle de votre collaborateur aujourd’hui et dans le futur. Pour cela, pas de mystère : cela passe par une bonne préparation des deux côtés.  

Manager, préparez-vous assez longtemps à l’avance

Un entretien professionnel se prépare suffisamment longtemps à l’avance. C’est-à-dire pas la veille pour le lendemain ni le matin pour l’après-midi. Mais par où commencer ? 

1. Faites le bilan de ce qui s’est passé au niveau du salarié sur les 2 années précédentes : depuis combien de temps est-il dans votre service ? Que disait le précédent compte-rendu ? Y a-t-il eu un changement de poste ? A-t-il eu de nouvelles responsabilités ? A-t-il suivi des formations ? 
2. Regardez ce qui se passe au niveau de votre entreprise : quel est le projet d’entreprise ? Quels vont être les besoins en termes de postes ou de compétences dans l’entreprise ? Et dans votre service ? Renseignez-vous peut-être auprès de la DRH ou de votre hiérarchie.

Ces deux aspects vous aideront à réfléchir à un plan d’actions de formation interne ou externe pour votre équipe et plus particulièrement pour le salarié que vous allez rencontrer. En tant que manager, cela vous amènera aussi à réfléchir aux dispositifs de formation ouverts aux salariés. 

Demander à votre collaborateur de se préparer aussi

L’entretien étant bilatéral, il est primordial que les deux parties soient préparées pour qu’il soit efficace et constructif. Demandez à votre collaborateur de se préparer suffisamment longtemps à l’avance et fournissez-lui tous les éléments nécessaires, notamment : 

• La grille de l’entretien
• Un guide d’entretien
• Le compte-rendu de son précédent entretien
• Les formations proposées par l’entreprise

Téléchargez la trame de bilan et d’entretien professionnel

N’oubliez pas de lui rappeler qu’il dispose d’un Compte Personnel de Formation (CPF) et invitez-le à consulter l’état de ses droits pour la formation et à consulter le catalogue de formations sur le site du gouvernement. Ce dispositif, entré en vigueur le 1er janvier 2015, est encore trop méconnu de la part des salariés. Il offre pourtant de sérieux avantages puisqu’ils peuvent désormais gérer leurs formations seuls, indépendamment de l’employeur.

Mettre en place les bonnes conditions

Sur la forme, il y a plusieurs points à prendre en compte pour que l’entretien puisse se dérouler dans de bonnes conditions :  

• Pensez à fixer la date de l’entretien assez longtemps à l’avance et à envoyer une invitation dans l’agenda de votre collaborateur
• Passer des entretiens est un exercice éprouvant. Lorsque vous organisez vos sessions d’entretiens professionnels avec votre équipe, évitez de cumuler tous les entretiens dans une même journée. Nous vous recommandons d’en faire maximum 2 par jour. 
• Si votre bureau n’est pas propice à recevoir votre collaborateur dans de bonnes conditions, pensez à réserver une salle de réunion. Cela vous permettra de ne pas être dérangé par d’autres collègues ou par le téléphone durant l’entretien et garantira la confidentialité de l’entretien. 
• Pré-complétez la grille de l’entretien avant le rendez-vous et demandez à votre collaborateur d’en faire de même. Vous maîtriserez ainsi la trame de l’entretien et saurez les éléments à chercher et à préparer. 
• Dans l’invitation, mettez toutes les informations pratiques et nécessaires comme le lieu de l’entretien, sa durée, les éléments à connaître ou à préparer (grille d’entretien, guide, lien d’accès vers le catalogue de formation…).

Comment mener un entretien professionnel ? 

Les étapes pour mener un entretien professionnel 

L’entretien professionnel dure entre 1h et 1h30 et se structure en plusieurs phases qui sont reprises dans la trame d’entretien :

• L’introduction sert à rappeler les objectifs de l’entretien et le déroulé. Il est nécessaire d’être clair dès le départ sur les sujets qui seront abordés et ceux qui devront l’être à un autre moment comme la rémunération ou les conditions de travail.  
• Le cadre de l’entretien : on complète les informations concernant le salarié : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, poste, type d’entretien (périodique ou suite à une reprise d’activité), date du précédent entretien.
• Le poste actuel du salarié : en s’appuyant sur la fiche du poste, on évoque avec le salarié son métier, ses principales missions, celles qu’il apprécie le plus et les éventuelles difficultés qu’il peut rencontrer. Vous pouvez par exemple utiliser la formule “Pour te sentir pleinement épanoui dans ton job, de quoi aurais-tu besoin ?”.
• Les actions menées depuis le dernier entretien : on fera le bilan des formations suivies sur les 2 dernières années, des certifications acquises et des applications dans le poste actuel. 
• Les perspectives d’évolution envisagées : en préambule, vous pouvez faire un rapide bilan des évolutions réalisées dans l’entreprise ou dans le service depuis la dernier entretien puis d’envisager les évolutions auxquelles vous pensez pour votre collaborateur. À son tour ensuite d’évoquer son projet professionnel avec ses souhaits en matière d’évolution et de développement des compétences. 
• Les actions à mettre en place pour atteindre ces perspectives : après avoir fait le bilan et échangé sur le projet professionnel de votre collaborateur, place aux actions concrètes à mettre en place pour y parvenir. On évoquera notamment les différents moyens à la disposition du salarié comme le CPF, la VAE et le CEP. On notera aussi les formations envisagées et la période souhaitée. 
• La synthèse et les commentaires : à la fin de l’entretien, on relit et on finalise le compte-rendu qui sera signé par les deux parties. 

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Conseils pour réussir ses entretiens professionnels

Au-delà de la structure de l’entretien avec ses grandes étapes, voici quelques conseils que nous pouvons vous donner pour que l’entretien professionnel se déroule à merveille : 

• Pensez à vous rendre indisponible (couper téléphone, fermer la porte) pour les autres, mais complètement disponible pour votre collaborateur. 
• Établissez un climat convivial et de confiance dès le début de l’entretien. Ce sera plus propice à l’échange.
• La posture du manager pendant l’entretien est particulièrement importante. Il est important d’être à l’écoute du salarié, de le laisser s’exprimer et de lui poser des questions. Tout en étant le gardien de la grille. 
• Reformulez (ou faire reformuler) ce qui est dit pour éviter les problèmes de compréhension, puis synthétisez et validez en direct. Ce sera plus facile pour la rédaction et la validation à la fin de l’entretien.
• Notez au fur et à mesure, formalisez et faire signer à la fin de l’entretien. 
• On ne formule pas de promesse pendant l’entretien. Il faut avoir l’honnêteté de dire “je ne sais pas, je me renseigne et je reviens vers toi”. 
• Laissez du temps au salarié à la fin (5 à 10 min) pour relire, poser des questions, amender, imprimer et signer.

L’enjeu de cet entretien n’est pas seulement l’évolution professionnelle de votre collaborateur. Il est aussi de lui donner envie de revenir au prochain. 

Et après ? 

L’entretien ne s’arrête pas à la fin du rendez-vous. Bien au contraire, cela ne fait que commencer ! 

Après l’entretien, transmettez le compte-rendu au salarié et aux autres acteurs concernés dans l’entreprise (RH, service formation). Du côté des RH, l’ensemble des résultats permettra notamment de venir alimenter la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences.  

De votre côté, vous ne devez avoir qu’un seul mot d’ordre : concrétiser ! Revenez vers votre salarié dans les 6 semaines après l’entretien avec des précisions sur ses questions ou des propositions. À défaut, vous pouvez fixer un autre point de passage pour lui donner au moins des jalons qui lui permettront de se projeter.

Ensuite, comment suivre les engagements pris pendant les entretiens professionnels ? Fonctionnez comme pour de la gestion de projet. Réalisez par exemple un tableau de suivi nominatif pour chaque personne de votre équipe. Mettez vous des rappels dans votre agenda. 

Vous pouvez enfin intégrer ce sujet lors de vos entretiens mensuels pour l’aborder régulièrement. Puis chaque fin d’année par exemple, parcourez les demandes des salariés et regardez ce qui a été fait ou pas encore.