Comment manager son équipe à distance ?

Avec le coronavirus, le télétravail s’est généralisé. Mais bien souvent, le management n’a pas eu le temps de s’adapter. Comment manager ses équipes à distance ? Voici quelques conseils qui devraient vous aider à motiver votre équipe et à garder une organisation efficace.

Le télétravail, une pratique en plein essor

Aujourd’hui, près de 30% des salariés du secteur privé travaillent en dehors des locaux de l’entreprise. Cette forme d’organisation du travail peut s’avérer très intéressante pour certains salariés. Elle leur apporte une souplesse et une flexibilité qui s’associent très bien avec les contraintes familiales ou personnelles. Elle limite également les déplacements, laisse plus d’autonomie et permet de faire face à des événements exceptionnels, comme c’est le cas actuellement avec le coronavirus.

Comment rester performant à distance ?

Face à l’épidémie de Covid-19, le gouvernement a appelé un grand nombre d’entreprises à recourir au télétravail pour protéger la santé de leurs salariés. Toutefois, travailler à domicile ne s’improvise pas et demande une adaptation aussi bien de la part de l’employeur que du collaborateur. Il faut tout d’abord s’assurer que l’environnement de travail est adapté au travail à distance et que le salarié dispose du matériel nécessaire pour travailler : un ordinateur, un téléphone, une connexion internet… 

Dans le cas où le poste exige de pouvoir accéder à certains documents ou certaines applications pour travailler, il faut alors s’assurer qu’ils soient accessibles à distance et de façon sécurisée, par exemple avec une connexion VPN. 

Mais la performance d’une équipe de télétravailleurs ne tient pas qu’aux outils. Elle dépend aussi et surtout des collaborateurs et de leur manager. En effet, l’autonomie, l’organisation, la motivation et la communication sont des qualités indispensables au bon déroulement du travail à distance.

Les défis et le rôle du manager à distance

Sur le papier, le télétravail semble très avantageux. Il soulève toutefois quelques points de vigilance : sensation d’isolement, consignes floues, concentration… Les principales difficultés relevées par les télétravailleurs sont le sentiment de déconnexion de la vie de l’entreprise, le manque de lien social avec les collègues et le manque de soutien de la hiérarchie.

Côté employeur, l’enjeu est donc double. Il faut veiller d’une part à ce que les objectifs fixés soient clairs pour tous, avec des instructions précises et des échéances à respecter. Le manager doit s’assurer que chacun sache précisément ce qu’il a à faire, tout en restant disponible en cas de difficultés.

D’autre part, le confinement oblige les employés à travailler à distance pour une durée aujourd’hui encore indéterminée, diminuant ainsi considérablement les interactions au sein des équipes. Il est donc primordial de prévenir l’isolement par la mise en place d’échanges réguliers quel que soit l’outil utilisé. Pas besoin d’investir forcément dans des outils collaboratifs. Un simple échange téléphonique régulier ou prendre des nouvelles par SMS permet déjà de garder le lien.

Mais l’idéal reste quand même d’utiliser des outils adaptés qui favorisent les échanges et la collaboration tout en veillant au bon déroulement de l’activité et à maintenir un esprit d’équipe malgré la distance.

Bref, de continuer à manager une équipe et de la motiver malgré des moments difficiles. Pour cela, un bon manager devra s’appuyer sur ses qualités humaines avant tout : faire confiance, faire preuve de compréhension et d’empathie mais aussi savoir communiquer dans un bon rythme.

Les bonnes pratiques du management à distance

• Faites confiance à vos collaborateurs ! Le télétravail offre cette possibilité de travailler de façon plus libre, alors profitez-en pour leur prouver que vous avez confiance en eux et en leurs capacités d’autonomie et d’organisation. Encouragez les initiatives et le partage des bonnes pratiques pour que toute l’équipe en bénéficie.
• Fixez des objectifs précis. Ainsi, chacun dans l’équipe saura ce qu’il a à faire et ce que vous attendez d’eux. Donnez-leur les moyens de mener à bien leurs missions et assurez-vous de vous rendre disponible pour eux et de leur faire un feedback régulier et direct. A distance, on se coupe de nombreuses formes de communications.
• Communiquez régulièrement. Ce n’est pas parce qu’un salarié travaille hors des locaux de l’entreprise qu’il ne reste pas en contact avec son équipe ou sa hiérarchie, bien au contraire ! Utilisez les outils de communication à distance : entretiens téléphoniques, visioconférences Skype, Hangout, Whatsapp… Mettez à disposition des outils en ligne pour faciliter les échanges tout au long de la journée et garder la cohésion dans l’équipe (intranet, partage de document, réseau social d’entreprise…).
• Développez les compétences de vos salariés. Ces nouveaux outils ou ces nouvelles formes de travail peuvent être anxiogènes ou moins évidents pour certains de vos collaborateurs. Identifiez ceux qui ont besoin d’accompagnement et aidez-les à développer leurs compétences selon leurs besoins, soit en autonomie, soit avec l’aide d’un collègue qui maîtrise parfaitement le sujet.
• Enfin, continuez à motiver votre équipe. Le rôle du manager est primordial : vous devez montrer l’exemple en restant positif et constructif. Soyez attentif à vos employés et ne négligez pas les échanges informels, qui seront l’occasion pour vous de renforcer la motivation, le sentiment d’appartenance et l’engagement.